EDIFLEX : vos situations de travaux à portée de clic

Ediflex est une plateforme, accessible via un navigateur Internet, qui permet de dématérialiser tous les échanges administratifs et financiers liés à l’exécution d’un marché public de travaux

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Développé depuis 1991, ce service a été exploité sur plusieurs milliers d’opérations avec des Maîtres d’ouvrages publics (Collectivités locales, Ministères, Hôpitaux, Villes, Etablissements Publics, SEM, Tramways…) et des Maîtres d’ouvrages Privés.

Dès l’attribution du marché, il suffit d’un ordinateur connecté à Internet pour que chaque intervenant sur le marché puisse se connecter et accéder aux pièces financières du marché.

En début d’opération, le Maître d’ouvrage ou son Assistant à Maîtrise d’Ouvrage enregistre les paramètres financiers des marchés de travaux.

Chaque mois, sur écran, les entreprises présentent leurs situations de travaux, la Maîtrise d’œuvre les vérifie et le représentant du Maître d’ouvrage les valide puis édite les pièces justificatives pour transmission avec les mandats au Comptable Public.

Si l’Ordonnateur et son Comptable ont signé une convention de dématérialisation, la suppression du support papier pour les pièces justificatives transmises en annexe des mandats entraîne des économies importantes chez le Maître d’ouvrage et chez le Comptable (allègement du travail administratif).

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La dématérialisation des échanges entre les acteurs du chantier

Le rôle des divers intervenants vis-à-vis des informations gérées dans le service EDIFLEX est schématisé ci-après.

Avec un accès à Internet, les intervenants se connectent sur EDIFLEX à l’aide d’un code d’accès et d’un mot de passe confidentiel. Suivant leur fonction, ils gèrent les données financières qui les concernent :

Les conditions financières des marchés sont initialisées par le Responsable qui représente le Maître d’ouvrage. Ces conditions concernent les marchés initiaux ainsi que les travaux modificatifs éventuels (OS, avenants,…) et les sous-traitants agréés en cours d’opération.

La décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) ou le bordereau des prix unitaires est généralement saisie par l’entreprise, visée pour accord par la maîtrise d’œuvre et validée par le Maître d’ouvrage.

Les situations de travaux: Chacun peut agir sur les informations qui le concernent, à partir de son écran et suivant les habilitations qui lui sont attribuées :

Les entreprises titulaires d’un marché auprès du Maître d’ouvrage présentent leur situation de travaux par saisie des avancements et des montants à payer à leurs sous-traitants ; elles disposent aussitôt des montants financiers qui en résultent,

La maîtrise d’œuvre consulte sur écran les situations émises puis effectue ses vérifications,

Le Maître d’ouvrage valide les documents (c’est l’attestation du service fait) et procède à l’édition des supports « papier » (voir annexe 1) qui constituent les pièces justificatives.

Après mandatement, le Maître d’ouvrage transmet ces pièces au Comptable Public. Si les acteurs ont signé une convention de dématérialisation, les pièces sont mises à disposition du Comptable sous forme électronique.

Les tableaux financiers récapitulatifs sont utiles à la préparation de ces pièces justificatives transmises au comptable. On y propose notamment l’édition des certificats de paiement.